Numer GLN (Global Location Number) — co to jest i jak wykorzystać go w fakturowaniu

Numer GLN (Global Location Number) to międzynarodowy, unikalny identyfikator miejsc, jednostek organizacyjnych i funkcji w łańcuchu dostaw. Stosowany w standardzie GS1, ułatwia jednoznaczną identyfikację kontrahentów, lokalizacji magazynowych i punktów dostawy w dokumentach handlowych, z e‑fakturowaniu.

Format i struktura Numeru GLN

• Pełna nazwa: Global Location Number (GLN).
• Format: 13-cyfrowy numer zgodny ze standardem GS1 (prefiks firmy, część lokalizacyjna, cyfra kontrolna).
• Przykłady zastosowania: siedziba firmy, oddział, magazyn, punkt odbioru, konkretna komórka organizacyjna.

GLN vs NIP i REGON — jaka jest różnica?

NIP i REGON identyfikują podmiot gospodarczy w Polsce (podatnik, firma). GLN identyfikuje natomiast konkretne miejsce lub funkcję powiązaną z tym podmiotem — np. konkretny magazyn, dział zakupów czy centrum dystrybucji. Dzięki temu GLN umożliwia precyzyjne wskazanie lokalizacji w procesach logistycznych i dokumentach handlowych.

Korzyści z używania Numeru GLN

• Zmniejszenie liczby błędów w adresowaniu i rozliczeniach.
• Przyspieszenie wymiany danych między kontrahentami i partnerami logistycznymi.
• Dokładne raportowanie i kontrola operacji w wielu lokalizacjach.

Jak uzyskać Numer GLN?

Numery GLN przydziela narodowe stowarzyszenie GS1. Proces obejmuje rejestrację firmy w GS1, przydzielenie prefiksu firmy oraz nadanie numerów lokalizacyjnych. Po rejestracji firma otrzymuje instrukcje dotyczące struktury i nadawania GLN wewnętrznych lokalizacji.

GLN w fakturowaniu i systemach księgowych (np. w programie do faktur)

Wprowadzenie Numeru GLN do systemu fakturowego znacząco poprawia identyfikację stron dokumentu i miejsca dostawy. W programie do faktur, takim jak Data Faktury, warto udostępnić pola przeznaczone na:

• GLN sprzedawcy
• GLN nabywcy

Dzięki temu faktury, zamówienia i dokumenty wysyłane przez  e‑fakturowanie będą zawierać jednoznaczne dane lokalizacyjne, co ułatwia automatyczne przetwarzanie i integrację z ERP oraz systemami logistycznymi.

Czy Numer GLN jest obowiązkowy?

GLN nie jest obowiązkowy w każdej transakcji, jednak jest coraz częściej wymagany przez partnerów handlowych i systemy B2B, zwłaszcza przy dużej liczbie oddziałów i automatyzacji procesów. Wprowadzenie GLN rekomendowane jest przy wdrażaniu e‑fakturowania i współpracy z sieciami logistycznymi.

Podsumowanie

Numer GLN to praktyczne, międzynarodowe narzędzie identyfikacji lokalizacji i funkcji w obrocie handlowym. Implementacja GLN w procesach fakturowania, e‑fakturowania i zarządzania logistyką zwiększa precyzję, automatyzację oraz efektywność współpracy z kontrahentami. W programie do faktur Data Faktury warto uwzględnić pola GLN, aby poprawić integrację z systemami EDI i ERP oraz usprawnić obsługę wielu lokalizacji.